Библиотеки Новосибирской области

Технологические и организационные особенности проведения Интернет-конференций

Одним из эффективных научно-исследовательских инструментов на просторах всемирной сети является интернет-конференция, которая представляет собой привычную для всех конференцию, но только в электронном варианте. Интернет (on-line)-конференция – это возможность прямого общения одного лица с аудиторией посредством коммуникационных программ в сети интернет. Участвуя в интернет-конференциях, можно уверенно и эффективно заявить о себе, своем исследовании или открытии, получить отклик, обсудить самые острые и важные темы жизни и деятельности.

Форма on-line-конференции открывает большие возможности для работы в различных направлениях, технология их проведения достаточно проста. Однако данная форма имеет свои особенности, их следует рассмотреть более подробно: для максимального эффекта стоит учитывать даже мельчайшие детали.
Итак, для участия в интернет-конференции требуется не так уж и много: компьютер с доступом в интернет, наушники или колонки, а также установленный Adobe Flash Player. Все эти составляющие имеются почти у всех пользователей. Если появляется желание проводить вебинары, то из дополнительного оборудования потребуется микрофон и специальная "платформа" (программа) для проведения семинаров. Но сейчас мы рассмотрим другую сторону организации интернет-конференций.
Предварительно общую задачу можно разбить на три основных этапа: подготовительный, основной и заключительный.
Подготовительный этап
При подготовке к проведению интернет-конференций прежде всего надо удостовериться, что предлагаемая тема будет интересна для определеного круга людей. После этого стоит разработать план проведения и тематическую основу мероприятия. Только после того, как основа вебинара будет готова, следует переходить к решению технических вопросов.
Проведение записи для участия в интернет-конференций также рекомендуется начинать заблаговременно. Примерно за неделю. Приглашение поучаствовать в онлайн-семинаре можно разослать три раза: за неделю, за день и за час до начала. Если человек не знает о своем свободном времени за неделю, то за час до начала он может определиться и принять участие.
Чтобы при проведении интернет-конференции не происходили технические накладки, требуется провести репетицию. В процессе тестового проведения можно отрегулировать работу всех устройств. Во время же проведения самого семинара неполадки производят плохое впечатление и говорят о непрофессионализме. Если же случайно произошел сбой, то он должен быть устранен быстро с минимальными последствиями.
Особое внимание следует уделить организации рабочего места. Ведущий конференции должен создавать определенное впечатление, поэтому следует внимательно отнестись к тому, что располагается за спиной. Надо позаботиться, чтобы во время проведения интернет-конференций никто не заходил в помещение. Это сильно портит общее впечатление. Естественно все телефоны должны быть выключены, не должен мешать никакой посторонний фактор. Размещение микрофона должно быть удобным, лучше, если он будет на голове. Заранее надо подготовить и стакан водой.
Рекомендуемая продолжительность интернет-конференции примерно 45 минут. Чтобы уложиться в конкретное время, следует провести репетицию. Не стоит забывать о возможных перерывах, небольших паузах и про ответы на вопросы. Все это должно быть учтено и заложено во временной план проведения вебинара.
Основной этап
В основной этап входит непосредственное проведение интернет-конференции. Здесь также существуют свои тонкости, о которых может забыть неопытный ведущий или его коллега-докладчик. Начало семинара лучше слегка "затянуть", поскольку очень часто слушатели запаздывают. Поэтому опытные люди рекомендуют первые 5 минут не затрагивать суть вопроса, а ограничиться вводными предложениями. Еще вариантом могут стать некоторые отвлеченные разговоры или же можно выслушать пожелания для проведения будущих семинаров. Но ждать дольше не следует, поскольку любой вежливости должен быть предел.
Второй особенностью, о которой многие не задумываются, является наличие помощника. Конечно, можно все делать самостоятельно, но гораздо удобнее, когда за техникой и вопросами следит ассистент. Если чат оставлять открытым, то вопросы непременно будут. Помощник может их группировать и озвучивать в коротких перерывах или же осуществить это после конференции. Иначе некоторые вопросы могут остаться без ответа, а это произведет неприятное впечатление на спрашивающего.
Чтобы интернет-конференция заслуженно считалась интересной, а ведущий подтвердил и укрепил свою репутацию, требуется активное участие слушателей. В противном случае участники начнут отвлекаться, потеряют нить рассуждений и суть будет потеряна. Поэтому полезно периодически задавать вопросы и активизировать обсуждение той или иной темы. Главное - не затягивать и не уходить в сторону.
Интернет-конференция не должна восприниматься только на слух. Даже если есть веб-камера и участники видят говорящего, этого мало. Все равно через экран контакт устанавливается недостаточно, поэтому для лучшего восприятия сказанного должны быть подготовлены презентации или другие иллюстрации основных мыслей. При работе вебкамеры следует держать с аудиторией контакт, поэтому надо глядеть в камеру. Следует потренироваться, поскольку без привычки взгляд человека выглядит напряженным и даже тревожным. Такой эффект вряд ли нужен.
Чтобы люди не теряли интерес, темп проведения конференции должен быть средним – не быстрым и не медленным. Если говорят слишком быстро, то не происходит осмысления сказанного. В замедленном режиме - наоборот: слушающие успевают отвлечься, задуматься, переключиться на параллельные дела. Выступление докладчика не должна быть монотонным. Приветствуются интонации, небольшие паузы, которые подчеркнут сказанное.
При ответах на вопросы их лучше не писать в чате, а проговаривать. Тогда все участники познакомятся с дополнительной информацией. Кроме того, у них не будет ощущения обрыва связи.
Заключительный этап.
После того, как основная часть интернет-конференцийи подошла к концу, прощаться еще рано. Следует ответить на накопившиеся вопросы, выслушать те, что возникли в конце мероприятия. Если вопросов нет, то их появление следует спровоцировать. Нужно обсуждение, чтобы узнать мнение участников по высказанным проблемам, их отношение к возможным противоречиям. Все это необходимо для дальнейшего анализа проведенной интернет-конференций. На все вопросы требуется подробно ответить. Также будет небесполезной краткая дискуссия, в ходе которой могут появиться новые мнения.
Непосредственное завершение интернет-конференцийи следует после того, как все вопросы и мнения высказаны и наступает пауза. Не стоит ее затягивать, а лучше попрощаться и пригласить на следующий семинар, если такой намечается. Подобная форма позволит высказаться всем желающим и получить ответы на все возникшие вопросы. Зачастую именно после основной части, в процессе обсуждения, слушатели полностью понимают все высказанные положения.
Несмотря на то, что интернет-конференция закончена, у организатора остается еще множество дел. Требуется найти и выбрать критерии, чтобы оценить эффективность интернет-конференции. Как правило, критерии обычно связывают с целями, которые поставлены перед самой интернет-конференцией. Только после достоверной оценки можно продолжать работу и искать пути повышения эффективности. Анализ позволит правильно распределить ресурсы и сделать работу над ошибками, если таковые существуют. Методы оценки можно взять из проведения обычных семинаров, но их придется немного изменить для наибольшего соответствия.

Преимущества проведения конференций в среде Интернет:
• Массовость - охват аудитории независимо от географической удаленности;
• Доступность – участнику достаточно иметь компьютер с выходом в Интернет: не нужно специальное оборудование, отсутствуют повышенные требования к каналам связи; возможность участия в Интернет-конференции со своего рабочего места, автоматическая запись сообщений всех участников позволяет легко ориентироваться в ходе мероприятия;
• Экономия финансовых средств и времени: формат интернет-конференции позволяет добиться существенной экономии (до 80%) общих затрат (проводящей стороны и участников), связанных с проведением конференции. Расчеты показывают, что накладные расходы на участие в конференциях традиционного (очного) формата (затраты на дорогу к месту проведения и обратно, проживание в другом городе и т.д.) во много раз превышают непосредственно стоимость участия.
• Возможность проведения мероприятия любой продолжительности в непрерывном режиме;
• Формат мероприятия настраивается для решения различных задач: закрытый формат - читать доклады и участвовать в дискуссии смогут только участники, а не сторонние посетители; открытый – все посетители имеют доступ к чтению докладов и дискуссии.
• Участие заинтересованных лиц в теме, которую предлагает на рассмотрение интернет-конференция, что позволяет достичь большой эффективности и результативности;
• Формирование целевой аудитории на тематическом крупном портале или тематическом сайте, что несомненно стимулирует участников к активному проявлению своей позиции;
• Формирование положительного общественного мнения.

Для участия в интернет-конференции требуется:
компьютер с доступом в интернет, наушники или колонки, а также установленное приложение Adobe Flash Player (бесплатный, широко распостранненый проигрыватель мультимедиа для просмотра файлов формата Flash). Все эти составляющие имеются почти у всех пользователей. Если появляется желание проводить вебинары, то из дополнительного оборудования требуется микрофон и специальная платформа для проведения семинаров.

Справка. В России интернет-конференции стали проводиться в конце 1990-х - начале 2000-х годов. Первые интернет-конференции организовывались государственными органами, а затем и другими структурами (научно-образовательными центрами, учебными заведениями, методическими объединениями и т.д.).
На сегодняшний день в России самое широкое распространение получили исторические интернет-конференции.